Hvilket regnskapssystem bør jeg velge?

Er du i ferd med å finne ut hvilket regnskapssystem du skal velge for din bedrift? Før du bestemmer deg bør du gjøre deg bevisst hvilke funksjoner du trenger, både nå og på sikt. Som også for andre IT-løsninger, er det viktigste ved ditt regnskapssystem at det skal effektivisere forretningsprosessene dine og dermed spare tid og ressurser for din bedrift.

Velg det riktige regnskapssystem første gang

Det er mange ting å huske på når du skal velge regnskapssystem, men det er viktig at du ikke bare ser på virksomheten din her og nå, men også tar med dine fremtidige ambisjoner for virksomheten i dine betraktninger. For velger du feil regnskapssystem til å begynne med, kan det å bytte til nytt system senere vise seg å bli en dyr fornøyelse.

Definisjonen av et regnskapssystem

Begrepet regnskapssystem, også kalt økonomisystem, dekker systemer som lar selskaper spore selskapets kontantstrøm, det vil si pengene som beveger seg inn og ut av selskapet. I utgangspunktet er det regnskapssystemet ditt du bruker for å føre regnskapet ditt og du bruker det til å registrere transaksjoner, fakturaer, regninger fra leverandører og andre inntekter og utgifter.

Det sier seg selv at vi som Dynamics 365 Business Central (tidligere Navision og Dynamics NAV) partner anbefaler at du velger Business Central. Det er en solid løsning som er utbredt over hele verden og testet av tusenvis av brukere over mange år. Når det er sagt, er punktene nedenfor generelle og gjelder uavhengig av hvilket regnskapssystem du til slutt velger.

Fem gode tips for valg av regnskapssystem

Her er fem ting du bør være oppmerksom på når du skal ut og finne det regnskapssystem som passer din bedrift. Har du spørsmål som ikke er besvart her, er du selvfølgelig hjertelig velkommen til å kontakte oss.

Her finner du kontaktinformasjon.

1. Funksjonalitet

Før du velger regnskapssystem er det lurt å vurdere hvilken funksjonalitet du trenger, samt hvilke funksjoner du kan ha behov for i fremtiden. For velger du feil regnskapssystem til å begynne med, kan det bli både dyrt og vanskelig å bytte til et annet regnskapssystem senere.

Det betyr at økonomisystemet skal være fleksibelt og skalerbart, noe som betyr at det skal være enkelt å utvide løsningen med tilleggsfunksjoner og koble nye brukere etter behov.

2. Pris

Før du velger regnskapssystem bør du sette deg grundig inn i totalkostnadene til det enkelte regnskapssystemet. For kostnadene til et regnskapssystem består ikke bare av lisensprisen, men også av kostnadene knyttet til implementering, løpende drift og fremtidige oppgraderinger.

Du bør også være oppmerksom på at det ofte er ulike lisenstyper, at det er kostnader ved å bygge ut et regnskapssystem og at det kan være ulike tilleggsmoduler med tilsvarende forskjeller i funksjonalitet og pris.

3. Sikkerhet

Et regnskapssystem er fullt av upålitelige personopplysninger knyttet til dine kunder og ansatte og inneholder også konfidensiell informasjon om priser, kjøpsavtaler, kontrakter og så videre. Derfor er det viktig at du er ekstremt bevisst på sikkerheten rundt systemet ditt slik at du kan sikre all denne informasjonen.

Et oppdatert regnskapssystem er generelt bedre beskyttet mot cyberangrep enn et system som er utdatert. Så når du velger regnskapssystem, vær oppmerksom på at det kan være kostnader forbundet med fremtidige oppgraderinger.

Hvis du hoster regnskapssystemet ditt selv på din egen server, er det viktig at dataene dine er tilstrekkelig sikret. Det betyr at dataene dine må sikkerhetskopieres med automatisk backup slik at de er beskyttet mot tyveri og brann. Alternativet til å hoste økonomisystemet på din egen server er å velge en nettbasert løsning.

Velger du en online SaaS-løsning (Software as a Service), blir dataene dine sikret og sikkerhetskopiert og løsningen din oppdateres vanligvis automatisk fortløpende.

4. Online eller on-premise?

Når du skal velge regnskapssystem er det første – og kanskje viktigste – valget du må ta om du skal velge en lokal løsning (on-premise), hvor regnskapssystemet ditt ligger lokalt på din egen server, eller en nettløsning, hvor løsningen din ligger i skyen på en leid server.

Fordelen med å velge regnskapssystem i skyen er at løsningen hostes på servere som driftes av serverleverandøren. Hvis du bruker et online ERP-system, kan du også ofte velge en SaaS (Software as a Service) lisensmodell, hvor du leier regnskapssystemet ditt, ofte på månedsbasis, fremfor å kjøpe det. Fordelen er at du til enhver tid kjenner dine driftsutgifter og ikke blir overrasket over plutselige kostnader og at du har svært lave oppstartskostnader.

5. Opplæring

Du bør også undersøke i hvilken grad det er behov for opplæring av dine ansatte i forbindelse med implementering av regnskapssystemet du vurderer å anskaffe deg, for det er først når du og dine ansatte vet hvordan de skal bruke systemets muligheter og mange funksjoner for å det fulle du får fullt utbytte av investeringen din.

Det er derfor viktig at du velger et brukervennlig regnskapssystem, med et intuitivt brukergrensesnitt og hostingtips. Når du har funnet systemet du ønsker å kjøpe lisens til, bør du finne en leverandør som kan tilby kurs og annen opplæring. Hvis det økonomiske systemet er utbredt nok, vil det typisk også være mange treningsvideoer og veiledninger tilgjengelig på nett.

Regnskapssystem FAQ (Vanlige spørsmål)

Hva er et regnskapssystem?
Et regnskapssystem er en IT-basert løsning som bedrifter i alle størrelser bruker for å administrere økonomi, budsjett og regnskap.

Hva skal et regnskapssystem kunne?
Et godt regnskapssystem optimerer forretningsprosesser, skaper oversikt over økonomien din og støtter bedriftens vekst.

Hva koster et regnskapssystem?
Prisen på et regnskapssystem avhenger av mange faktorer som lisenstype, funksjonalitet, antall brukere og så videre, men i dag lisensieres økonomisystemer på et prisnivå der alle kan delta.