E-fakturering og e-faktura

Innholdsmeny

E-fakturering i Norge

Innenfor utveksling av elektroniske forretningsdokumenter må Norge regnes som et av de ledende landene og har ofte vært et foregangsland for digitalisering av nye områder, hvor spesielt den norske stat driver alle mulige digitaliseringsprosjekter  i nært samarbeid med norsk næringsliv.

Det er særlig privat sektor i Norge som har omfavnet digitaliseringen, og i dag utveksles det langt flere elektroniske forretningsdokumenter mellom bedrifter (B2B) i Norge enn mellom bedrifter og offentlig sektor (B2G), til tross for B2G e-faktura-lovverket.

Hva er e-fakturering?

Elektronisk fakturering, eller rett og slett e-fakturering, er business-to-business utveksling av elektroniske fakturadata mellom en leverandør og en kjøper.

Strukturert dataformat

En e-faktura er en faktura som utstedes, sendes og mottas i et strukturert dataformat. Det strukturerte formatet muliggjør automatisk og elektronisk behandling.

Data fra leverandøren er innebygd i den strukturerte e-fakturaen. Disse dataene er i et maskinlesbart format og kan automatisk importeres inn i kjøpers økonomisystem, som kan lese hvert unike fakturafelt og starte fakturabehandlingssyklusen uten at det forutsetter manuell inntasting.

Hva er en e-faktura?

En e-faktura består utelukkende av strukturerte data og kan automatisk importeres til ulike forretningssystemer.

En e-faktura inkluderer ikke en visuell representasjon av fakturadata, men kan imidlertid reproduseres midlertidig under databehandling eller omdannes til visuelle formater. Den visuelle presentasjonen er ikke det primære formålet med en e-faktura, formålet er automatisering av faktureringsprosessen, og kun ved uregelmessigheter er det nødvendig å se den enkelte faktura.

For leseformål er det mulig å lage en visualisert lesbar versjon av fakturaen som kan inkluderes i den strukturerte meldingen, men denne versjonen regnes ikke som en del av selve fakturaen.

En e-faktura har to nøkkelfunksjoner:

• En e-faktura må opprettes korrekt og med den rette strukturen.
• En e-faktura skal kunne overføres fra selgers til kjøpers system.

Hva er ikke en e-faktura?

Vær oppmerksom på at bare fordi digitale filer som JPG-bilder, PDF-er og andre ikke-fysiske typer fakturaer også er digitale og gjør det mulig å administrere og lagre fakturaene mer effektivt enn tilfellet er for papirfakturaer, betyr dette ikke at disse typer fakturaer faller inn under kategorien e-faktura.

Disse filformatene krever for eksempel fortsatt at den enkelte faktura håndteres manuelt og at innholdet deres manuelt leses og legges inn i ERP-systemet.

E-fakturaer er ikke:

• Ustrukturerte fakturadata, for eksempel i PDF- eller Word-format.
• Digitale bilder av fakturaer, for eksempel JPG eller PNG.
• Ustrukturerte HTML-fakturaer på et nettsted eller innebygd i en e-post.
• Papirfakturaer som er skannet og digitalisert ved hjelp av OCR (Optical Character Recognition).
• Papirfakturaer sendt som bilder via faks.

Fordeler med elektronisk fakturering

E-fakturering gjør det mye enklere og raskere å håndtere dine fakturaer og administrere måten de opprettes, sendes og mottas på.

Med elektronisk fakturering unngår du en rekke manuelle faktureringsprosesser

Optimaliser fakturaprosessene

Ved å effektivisere og automatisere fakturaprosessene gjennom e-fakturering økes tilliten til selskapet og risikoen for tapte eller feilleverte fakturaer reduseres.

Med e-faktura kan du enkelt og effektivt sende digitale fakturaer til dine kunder, både offentlige myndigheter og private virksomheter.

Ved å bruke e-faktura får du mange fordeler, inkludert:

• Automatisk bokføring av dine fakturaer
• Overhold gjeldende lovkrav for elektronisk fakturering til det offentlige
• Få fordeler ved å bruke e-fakturering til å fakturere private virksomheter
• Enkel sending av elektroniske påminnelser
• Unngå papiravfall

Krav til e-fakturering

For å sende en e-faktura må du først sørge for at den havner hos riktig mottaker. Dette sikrer du ved å bruke et EAN-nummer, som er den elektroniske identiteten til bedriften eller offentlig myndighet.

E-fakturering krever at du bruker de to definerte standardene i henholdsvis Danmark og EU. Disse standardene sikrer at utvekslingen av fakturaer er både effektiv og fleksibel.

Norsk lovgivning

Norges lovgivning om e-faktura er basert på EU-direktiv 2014/55/EU. I Norge er det obligatorisk B2G-lovgivning. Det betyr at norske bedrifter som leverandører til den offentlige sektoren i Norge, er pålagt å sende elektroniske fakturaer og kreditnotaer.

Det finnes foreløpig ingen spesifikk lovgivning om e-faktura innenfor B2B-området i Norge.

PEPPOL

I Norge utveksles elektroniske forretningsdokumenter via Peppol-nettverket, som er den felles europeiske standarden for elektronisk dokumentutveksling. Med Peppol kan du handle på tvers av bedrifter og institusjoner i EU.

PEPPOL-standarden definerer et sett med regler og formater som du må følge for å sikre at dine elektroniske fakturaer tolkes og behandles riktig av mottakerparten, uavhengig av hvilket system som brukes.

E-fakturering for offentlige kunder

Alle offentlige myndigheter er forpliktet til å motta regninger elektronisk. Dette betyr at det er et krav for virksomheter som har kunder i offentlig sektor, for eksempel offentlige etater, skoler eller sykehus, at faktura alltid skal sendes som e-faktura. Gjør de ikke det, avvises fakturaene.

Kravene for å sende elektroniske fakturaer er basert på PEPPOL BIS Billing 3.0-standarden. For å sende dokumenter elektronisk, må du tildele European Article Numbering (EAN) lokasjonsnumre og kontokoder til de aktuelle kundene på Kundekort-siden.

EU og USA

I resten av EU har det vært et krav siden 2017 å bruke e-faktura dersom man er leverandør til offentlig sektor. Selv om det er en sterk trend mot elektronisk fakturering i USA, er e-fakturering ennå ikke obligatorisk verken på føderalt eller statlig nivå.

Hva koster e-fakturering?

Det finnes et stort antall løsninger for e-fakturering på nett. Noen av dem er gratis og noen krever betaling. Betalingsløsningene er typisk lisensiert enten via abonnement (SaaS), hvor du for eksempel betaler et fast beløp pr. måned, eller pr faktura, hvor du betaler en enhetspris for hver faktura som behandles.

Eksempler på lisensiering av nettbaserte e-fakturaløsninger på markedet kan være:

• Gratis
  Er typisk begrenset til et fast antall fakturaer pr måned.
• Standard
  Gir typisk tilgang til å sende et høyere antall fakturaer pr måned.
• Premium
  For storskala fakturabehandling. Gir typisk tilgang til et meget høyt eller ubegrenset antall fakturaer pr måned.

E-fakturering i Business Central

Med Business Central 2023 lanseringsbølge 2 (Business Central 23), la Microsoft til en banebrytende ny funksjon – E-Documents.

Elektroniske dokumenter

Elektroniske dokumenter, eller ganske enkelt e-dokumenter, er kjernen i forretningstransaksjonene til den moderne bedriften. E-dokumenter inkluderer viktige dokumenter, som fakturaer og kvitteringer i begge retninger, dvs. både levering og mottak.

E-Documents i Business Central

For å forbedre bedrifters e-dokumenthåndtering og forretningsprosesser utviklet Microsoft den banebrytende E-Document-appen, som gjør det enkelt og effektivt for Business Central-brukere å administrere e-dokumenter, inkludert e-fakturaer, i Dynamics 365 Business Central.

E-Documents-funksjonen var ikke bare en oppdatering eller ny funksjon i Business Central, E-Documents er et helt nytt og grunnleggende rammeverk som sikrer fleksibilitet og en effektiv administrasjon av elektronisk fakturering.

Fleksibel e-dokumenthåndtering

Det smarte med E-Document-appen for Business Central er at den er fleksibel og kan brukes mye i land og regioner hvor bedrifter har svært ulike krav til spesialisert e-dokumenthåndtering, noe som gjør dem i stand til å overholde unike lokale regler og forskrifter.

E-Document-appen gir et solid grunnlag som enkelt kan utvides og tilpasses for å møte lokale regler og forskrifter eller spesifikke bransjekrav.

Oppsummering

Effektiv fakturabehandling

E-fakturering gjør det mye enklere og mer effektivt å håndtere og sende fakturaer. I tillegg reduseres risikoen for feil i fakturabehandlingen.

Krav til e-fakturering fra offentlig sektor

Forhandler du med offentlige myndigheter er det et krav at du bruker e-faktura, men du kan fritt velge om du vil bruke e-faktura for de private selskapene du gjør forretninger med.

E-faktureringsløsninger

Det er enkelt å bruke e-fakturering, og det finnes et bredt utvalg av løsninger på nettet som du kan velge mellom. Noen av disse løsningene er gratis, men er typisk begrenset i antall fakturaer du kan behandle, mens andre løsninger er lisensiert med abonnement eller med enhetspris per faktura. Det er opp til den enkelte tilbyder å sørge for at deres e-fakturaløsninger overholder de tekniske kravene.