Forskerforbundet

Bakgrunn

Forskerforbundet er en norsk fag- og interesseorganisasjon for ansatte innen forskning, høyere utdanning, museer og kulturminnevern.

Fra 1. januar 2011 skulle Forskerforbundet sentralisere regnskapsføringen for alle forbundets lokallag, og i den forbindelse var det behov for et effektivt saksflytsystem som kunne håndtere en sentral bokføring kombinert med desentral attestasjon og kontroll. Hovedkontoret hadde blant annet behov for et elektronisk dokumenthåndteringssystem som kunne tilfredsstille forbundets behov:  Løsningen skulle integreres i forbundets sentrale Microsoft Dynamics NAV system, og skulle i praksis kunne administreres av en mindre gruppe ansatte.
 

Leverandørutvelgelse og avtale

Prosjektet ble satt ut på anbud til Microsoft Dynamics NAV forhandlere i Oslo, hvor Forskerforbundet inngikk samarbeidsavtale med Active Business Solutions i september 2010.

Valget falt på Active Business Solutions, da de viste god forståelse for Forskerforbundets behov og deres løsningsforslag baserte seg på en totalt integrert løsning mot Microsoft Dynamics NAV. Med deres løsning unngikk vi fordyrende tredjepartsløsninger, samtidig som Active Business Solutions fremstod som meget konkurransedyktige på pris

Birgitte Olafsen / Juridisk rådgiver / Forskerforbundet

Process frem til driftsstart

Under utviklingsperioden samarbeidet konsulenter fra Active Business Solutions tett med Forskerforbundets superbrukere. Med korte tidsfrister var det nødvendig med en effektiv og strukturert arbeidsmetode for å komme i mål til driftsstart 1. januar 2011.
 

Resultat

Forskerforbundet står i dag med en fullstendig integrert Microsoft Dynamics NAV løsning som daglig ivaretar håndtering av mange ulike bilagstyper fra lokallagene. Løsningen håndterer scanning, OCR-behandling, tolkning av bilagsinnhold, kontering, godkjenning, attestering og arkivering. I tillegg får lokallagene tilgang til rapporter som gir dem full oversikt. Birgitte Olafsen er svært fornøyd med løsningen fra Active Business Solutions.

Active Workflow har sikret oss svært store ressursbesparelser og minimering av feilkilder i regnskapsbehandlingen for de nærmere 300 lokallag. Sentralt er vi kun en liten regnskapsfunksjon, og det har vært vesentlig å minimere tidsforbruket samtidig med at vi ikke ville gå på kompromiss med kvalitet og effektivitet.

Implementeringen av Active Workflow har derfor ikke kun handlet om å få et effektivt, sterkt og automatiseret flow i håndteringen av bilag, men også om brukervennlighet, fleksibilitet, og muligheter

Birgitte Olafsen / Juridisk rådgiver / Forskerforbundet

Grensesnitt

Lokallagenes bilagshåndtering er nå 100% webbasert, hvor godkjenning og kontering av bilag skjer på internett. Budsjett og regnskap rapporteres også gjennom samme webportal. Det er mulighet for  “drill-down” på hver enkelt transaksjon i regnskapet og få vist det innskannede dokument.

Tillid

Gjennom projektets stramme tidsplan, har Active Business Solutions fungert som sparringspartner og rådgiver for å sikre optimal løsning. Birgitte Olafsen ser i dag Active  Business Solutions som en kompetent og faglig ressurs i deres virksomhet: “Samarbeidet med Active Business Solutions har vært en suksess. Deres konsulenter har levert en ytterst tilfredsstillende prosjektgjennomførelse. De har lykkes i å sette seg inn i Forskerforbundets utfordringer, og har gjennom prosjektet sett muligheter vi ikke selv hadde tenkt på”.

I prosjektet stod vi overfor utfordringen med at 700 lokallagsbrukere fryktet å miste kontroll og overblikk. Active Business Solutions har derfor - som en forlengelse av Active Workflow - implementert webbasert rapportering til lokallagene, der det enkelte lokallag selv kan følge med i budsjetter, inntekter og kostnader, helt ned til den enkelte faktura. Med dette verktøyet har lokallagenes mulighet for å oppnå overblikk og kontroll i virkeligheten blitt mye bedre

Birgitte Olafsen / Juridisk rådgiver / Forskerforbundet

Microsoft Dynamics NAV løsning:

• Økonomistyring - Finans
• Elektronisk vedleggsbehandling (Active Workflow)