Business Central køb / indkøb

Hvad er købsstyring?

Begrebet købsstyring dækker kort sagt over håndteringen af virksomhedens indkøb samt aspekter og processer relateret til indkøbsprocesserne. Den eller de ansatte der udgør virksomhedens indkøbsafdeling har til opgave ät sikre, at de varer, forsyninger, inventar og tjenester der er nødvendige for virksomhedens drift bestilles og altid er på lager og ikke mindst overvåge de omkostninger der er forbundet med varerindkøb.

Formålet med indkøbs håndtering er bl.a. at:

• Påvirke produktomkostningerne, så varer og tjenester købes ind til den bedst mulige pris
• Få varerne leveres på det rigtige tidspunkt
• Sikre, at de varer, forsyninger og inventar der er nødvendige for at drive virksomheder altid er på lager
• Kontrollere omkostningerne ved bestilte varer
• Undgå et for lavt lagerviveau (stock-out)
• Opbygge en god relation til virksomhedens leverandører

Køb / købsstyring i Business Central

Med Business Central kan du oprette en oversigt over virksomhedens indkøb og gøre de daglige købsrutiner klare og håndterbare. Du får desuden øjeblikkelig adgang til en oversigt over dine leverandørers købshistorik, udestående ordrer og handelsstatistikker. De værdifulde data giver indsigt i virksomhedens leverandører og giver dig mulighed for bedre at styre og forbedre dit forhold til dem. Med den effektive købsadministration i Business Central får du således detaljerede data om alle virksomhedens indkøb og gæld, samt al relevant data vedrørende dine leverandører, prislister og varekataloger registreres.

Indkøbsfaktura og indkøbsordre

En købsfaktura eller indkøbsordre oprettes for at registrere omkostningerne ved et køb og for at spore gæld til dine leverandører.

Købsfaktura

I Business Central kan du administrere din beholdning ved hjælp af købsfakturaer til dynamisk at holde lagerniveauerne oppe, hvilket sikrer en smidig og effektiv lagerstyring, så du kan reducere dine lageromkostninger og forbedre dit serviceniveau. Virksomhedens anskaffelsesomkostninger, afledt af bogføring af købsfakturaer, hvilket inkluderer aktieværdier og serviceomkostninger, lever viden om din fortjenstmargen og andre økonomiske forhold i dit Business Central rollecenter.

Bemærk, at du ikke skal bogføre en købsfaktura, før du har modtaget de købte varer og kender de endelige omkostninger, der er forbundet med købet. Hvis du alligevel gør dette, risikerer du, at din beholdningsværdi og dine fortjeneste ikke er korrekte.

Indkøbsordre i Business Central

Indkøbsordrer bruges, hvis virksomhedens indkøbsproces forudsætter, at delleverancer af en ordremængde kan registreres, eksempelvis i tilfælde, hvor dine ordrer er opdelt, fordi du har bestilt flere varer, end din leverandør har på lager. Hvis dine varer sælges ved at blive leveret fra en af dine leverandører og direkte til kunden, skal du også bruge indkøbsordrer. Ellers fungerer en indkøbsordre på samme måde som købsfakturaer i Business Central.

Ved hjælp af OCR-tjenesten (Optical Character Recognition), der konverterer PDF-fakturaer fra dine kreditorer til elektroniske dokumenter og derefter til købsfakturaer gennem en arbejdsgang, kan du automatisk oprette købsfakturaer i Business Central. Inden du kan bruge denne funktion, skal du dog først tilmelde dig OCR-tjenesten og derefter udføre et antal installationer.

Ret eller annuller ubetalte købsfakturaer

I Business Central har du mulighed for at rette en købsfaktura, selvom den allerede er bogført. Denne funktion er især nyttig, hvis du for eksempel ved et uheld lavede en skrivefejl og ønsker at rette den, eller hvis du har brug for at ændre et køb tidligt i bestillingsprocessen.

I tilfælde, hvor du allerede har betalt for produkterne på den bogførte købsfaktura, er det ikke muligt at rette eller annullere den fra den bogførte købsfaktura. I et sådant tilfælde skal du oprette en kreditkreditnota for at tilbageføre købet og eventuelt administrere det via en købsreturordre.

Oversigt over virksomhedens gæld

Med Business Central får du effektiv funktionalitet til styring af alle dine omkostninger og betalinger gennem meddelelser om forfaldne betalinger, elektronisk dokumentgodkendelse og øjeblikkelig overvågning af virksomhedens pengestrøm. Kort sagt, Business Central giver et komplet overblik over virksomhedens gæld.