E-fakturering og e-faktura

Indholdsmenu

Hvad er e-fakturering?

Elektronisk fakturering, eller bare e-fakturering, er business-to-business-udvekslingen af elektronisk ​​faktura data mellem en leverandør og en køber.

Struktureret dataformat

En e-faktura er en faktura, der er udstedes, transmitteres og modtages i et struktureret dataformat. Det strukturerede format muliggør automatisk og elektronisk behandling.

I den strukturerede e-faktura er der indlejret data fra leverandøren. Denne data er i et maskinlæsbart format, og kan automatisk importeres til købers økonomisystem, der kan læse hvert unikt fakturafelt og påbegynde fakturabehandlingscyklussen, uden at det forudsætter manuel indtastning.

Hvad er en e-faktura?

En e-faktura består udelukkende af struktureret data og kan automatisk importeres til diverse forretningssystemer.

En e-faktura inkluderer ikke en visuel repræsentation af faktura data, men kan dog midlertidigt gengives under databehandlingen eller transformeres til visuelle formater. Den visuelle præsentation er nemlig ikke det primære formål med en e-faktura, formålet er automatisering af faktureringsprocessen, og kun i tilfælde med uregelmæssigheder, er det nødvendigt at se den enkelte faktura.

Til læseformål er det muligt at oprette en visualiseret læsbar version af fakturaen som kan indgå i den strukturerede meddelelse, men denne version betragtes ikke som en del af selve fakturaen.

En ​​e-faktura forudsætter to nøglefunktioner:

• En e-faktura skal oprettes korrekt og med den rigtige struktur.
• En e-faktura skal kunne overføres fra sælgers til købers system.

Hvad er ikke en e-faktura?

Vær opmærksom på, at blot fordi digitale filer som eksempelvis JPG-billeder, PDF'er og andre ikke-fysiske typer fakturaer også er digitale, og gør det muligt at administrere og gemme fakturaerne mere effektivt end det er tilfælde for papir fakturaer, betyder det ikke, at disse typer fakturaer hører under kategorien e-fakturering.

Disse filformater forudsætter eksempelvis stadig, at den enkelte faktura håndteres manuelt, og at deres indhold manuelt læses og indtastes i ERP-systemet.

E-fakturaer er ikke:

• Ikke struktureret faktura data, eksempelvis i PDF- eller Word-format.
• Digitale billeder af fakturaer, eksempelvis JPG eller PNG.
• Ikke-strukturerede HTML-fakturaer på et website eller indlejret i en e-mail.
• Papirfakturaer der er scannet og digitaliseret vha. OCR (Optical character recognition).
• Papirfakturaer sendt som billeder via fax.

Fordele ved elektronisk fakturering

E-fakturering gør det langt nemmere og hurtigere at håndtere dine fakturaer og administrere måden, de bliver oprettet, sendt og modtaget på.

Med elektronisk fakturering slipper du for en række manuelle processer
 

Optimer fakturaprocesserne

Ved at strømline og automatisere fakturaprocesserne gennem e-fakturering øges tilliden til virksomheden og risikoen for mistede eller fejlleverede fakturaer mindskes.

Med e-fakturering kan du altså nemt og effektivt sende digitale fakturaer til dine kunder, både offentlige myndigheder og private virksomheder.

Ved at benytte e-fakturering opnår du mange fordele, herunder:

• Automatisk bogføring af dine fakturaer
• Lev op til gældende lovkrav om at fakturere elektronisk til det offentlige
• Opnå fordele ved at anvende e-fakturering til at fakturere private virksomheder
• Nem afsendelse af elektroniske rykkere
• Undgå papirspild

Krav til e-fakturering

For at kunne sende en e-faktura, skal du først sikrer dig, at den ender hos den korrekte modtager. Det sikrer du dig ved hjælp af et EAN-nummer, som er virksomheden eller den offentlige myndigheds elektroniske identitet. Alternativt kan du anvende et CVR-nummer til at identificere din specifikke kunde.

E-fakturering forudsætter, at du benytter de to definerede standarder i henholdsvis Danmark og EU. Disse standarder er sikrer, at fakturaudvekslingen er både effektiv og smidig.

Danmark / OIOUBL

OIOUBL er den danske standard. OIOUBL skal du bruge, når du fakturerer til offentlige myndigheder eller private virksomheder i Danmark.

EU / PEPPOL

PEPPOL er den fælleseuropæiske standard for elektronisk dokumentudveksling. Med PEPPOL kan du handle på tværs af virksomheder og institutioner i EU.

De to standarder definerer et sæt af regler og formater, som du skal følge, for at sikre, at dine elektroniske fakturaer tolkes og behandles rigtigt af den modtagne part, uanset hvilket system der anvendes.

E-fakturering til offentlige kunder

Siden 2011 har alle offentlige myndigheder, dvs. staten, kommuner og regioner, været forpligtet til at modtage regninger elektronisk. Det betyder, at det er et krav for virksomheder, der har kunder i det offentlige, eksempelvis statslige styrelser, skoler eller regionale sygehuse, at regninger altid skal sendes som e-faktura. Bliver de ikke det, afvises fakturaerne.

Hvordan sender jeg en faktura til det offentlige?

For at du kan sende en faktura til en konkret offentlig institution, skal du benytte et EAN-nummer fra din specifikke offentlige kunde. Skal du sende en e-faktura til en privat virksomhed, skal den pågældende virksomhed vælge at acceptere det og du skal benytte virksomhedens CVR-nummer.

EU og USA

I resten af EU, har det siden 2017 været et krav at man anvender e-fakturering hvis man er leverandør til den offentlige sektor. Selvom der er en stærk tendens til elektronisk fakturering i USA, er e-fakturering endnu ikke obligatorisk, hverken på føderalt eller statsligt niveau.

Hvad koster e-fakturering?

Der findes en lang række løsninger til e-fakturering online. Nogle af dem er gratis og nogle kræver betaling. Betalingsløsningerne licenseres typisk enten via abonnement (SaaS), hvor man eksempelvis betaler et fast beløb pr. måned, eller pr. faktura, hvor du betaler en stykpris for hver faktura der bliver behandlet.

Eksempler på licensering af online e-faktureringsløsninger på markedet kan være:

• Gratis
  Er typisk begrænset til et fastsat antal fakturaer pr. måned.
• Standard
  Giver typisk adgang til at sende et højere antal fakturaer pr. måned.
• Premium
  Til stor skala fakturabehandling. Giver typisk adgang til et meget højt eller ubegrænset antal fakturaer pr. måned.

E-fakturering i Business Central

Med Business Central 2023 release wave 2 (Business Central 23) tilførte Microsoft en banebrydende ny funktion ‒ E-Documents.

Elektroniske dokumenter

Elektroniske dokumenter, eller bare e-dokumenter, er kernen i den moderne virksomheds forretningstransaktioner. E-dokumenter indbefatter vigtige dokumenter, som eksempelvis fakturaer og kvitteringer i begge retninger, dvs. både levering og modtagelse.

E-Documents i Business Central

For at forbedre virksomhedernes e-dokument håndtering og forretningsprocesser, udviklede Microsoft den banebrydende E-Document-app, der gør det enkelt og effektivt for Business Central-brugerne at administrere e-dokumenter, herunder e-fakturaer, i Dynamics 365 Business Central.

E-Documents-funktionen var ikke blot en opdatering eller ny feature i Business Central, E-Documents er en helt ny og grundlæggende ramme, der sikrer fleksibilitet og en effektiv administration af elektronisk fakturering.

Fleksibel e-dokumenthåndtering

Det smarte ved E-Document-appen til Business Central er, at den er fleksibel og kan anvendes bredt i lande og regioner, hvor virksomhederne har vidt forskellige krav til specialiseret e-dokumenthåndtering, der gør dem i stand til at overholde unikke lokale regler og forordninger.

E-Document-appen tilfører et solidt fundament, der nemt kan udvides og tilpasses til at opfylde lokale regler og forordninger eller specifikke branchekrav.

Opsummering

Effektiv fakturabehandling

E-fakturering gør det langt nemmere og mere effektivt at håndtere og sende fakturaer. Derudover mindskes risikoen for fejl i fakturabehandlingen.

Krav om e-fakturering fra det offentlige

Handler du med offentlige myndigheder er det et krav, at du benytter e-fakturering, men du kan frit kan vælge, om du vil at benytte e-fakturering overfor de private virksomheder, du driver forretning med.

E-faktureringsløsninger

Det er nemt af anvende e-fakturering, og der findes en lang række løsninger på nettet du kan vælge imellem. Nogle af disse løsninger gratis, men er så typisk begrænset i antal fakturaer, du kan behandle, mens andre løsninger licenseres på abonnement eller med en stykpris pr. faktura. Det er op til de enkelte udbydere at sørge for, at deres e-faktureringsløsninger overholder de tekniske krav.