Hvilket økonomisystem skal jeg vælge?

Er du i gang med at finde ud af hvilket økonomisystem du skal vælge til din virksomhed? Inden du beslutter dig, bør du gøre dig bevidst om, hvilke funktioner du har behov for, både nu og på lang sigt. Som det også er gældende for andre IT-løsninger, er den vigtigste egenskab for din økonomisystem, at det skal strømline dine forretningsprocesser og dermed spare tid og ressourcer for din virksomhed.

Vælg det rigtige økonomisystem første gang

Der er mange ting man skal holde sig for øje, når man skal ud og vælge økonomisystem, men det er vigtigt, at du ikke kun ser på din forretning her og nu, men også inddrager dine fremtidige ambitioner for din virksomhed i dine overvejelser. For hvis du vælger det forkerte økonomisystem til at starte med, kan det gå hen og blive en dyr fornøjelse, at skifte til et nyt system senere.

Definitionen på et økonomisystem

Betegnelsen økonomisystem, også kaldet regnskabsprogram, dækker over systemer, som giver virksomhederne mulighed for at spore virksomhedens cash flow, altså de penge der bevæger sig ind og ud af virksomheden. Helt grundlæggende, så er det dit regnskabssystem, du anvender til at føre dine økonomiske optegnelser og du benytter det til at registrere transaktioner, fakturaer, regninger fra leverandører og andre indtægter og udgifter.

Det giver sig selv, at vi som Dynamics 365 Business Central (tidligere Navision og Dynamics NAV) partner anbefaler, at du vælger Business Central. Det er en gedigen løsning, som er udbredt i hele verden og gennemprøvet af tusindevis af brugere gennem mange år. Når det er sagt, så er punkterne nedenfor almengyldige, og gælder uanset hvilket økonomisystem, du i sidste ende vælger.

Fem gode råd til når du skal vælge økonomisystem

Her er fem ting du skal være opmærksom på, når du skal ud og finde det økonomisystem der passer til din virksomhed. Har du spørgsmål som ikke bliver besvaret her, er du naturligvis meget velkommen til at kontakte os.

Her finder du kontakt information.

1. Funktionalitet

Inden du vælger økonomisystem, er det en god idé at overveje hvilken funktionalitet du har behov for, samt hvilke funktioner du eventuelt kan få brug for i fremtiden. For hvis du vælger det forkerte økonomisystem til at starte med, kan det blive både dyrt og besværligt at skifte til et andet økonomisystem senere.

Det betyder, at de økonomisystem skal være fleksibelt og skalerbart, hvilket vil sige, at det skal være nemt at udvide løsningen med ekstra funktioner og at koble nye brugere på efter behov.

2. Pris

Inden du vælger økonomisystem, bør du sætte dig grundigt ind i, hvad de samlede omkostninger er ved det enkelte økonomisystem. For udgifterne ved et økonomisystem udgøres nemlig ikke udelukkende af licenspris, men også af de udgifter der er forbundet med implementering, løbende drift og fremtidige opgraderinger.

Du skal også være opmærksom på, at der ofte er forskellige licens-typer, at der er omkostninger ved at udvide et økonomisystem og at der kan være forskellige tillægsmoduler med tilsvarende forskel i funktionalitet og pris.

3. Sikkerhed

Et økonomisystem er fyldt med fortrolig persondata der vedrører dine kunder og medarbejdere og indeholder desuden konfidentiel information om priser, købsaftaler, kontrakter og så videre. Derfor er det vigtigt, at du er ekstemt opmærksom på sikkerheden omkring dit system, så du kan sikre alle disse oplysninger.

Et opdateret økonomisystem er i hovedregelen bedre beskyttet mod cyberangreb, end et system der er uddateret. Så når du skal vælg økonomisystem, skal du være opmærksom på, at der kan være omkostninger forbundet med fremtidige opgraderinger.

Hoster du selv dit økonomisystem på din egen server, er det vigtigt at dine data er sikret tilstrækkeligt. Det betyder, at dine data skal sikkerhedskopieres med automatisk backup, så de er sikret mod tyveri og brand. Alternativet til at hoste sit økonomissystem på sin egen server, er at vælge en online løsning.

Vælger du en online SaaS (Software as a Service)-løsning, er dine data sikret og sikkerhedskopieret og din løsning opdateres typisk automatisk løbende.

4. Online eller on-premise?

Når du skal vælge økonomisystem, er det første – og måske vigtigste – valg du skal foretage, hvorvidt du skal vælge en on-premise løsning, hvor dit økonomisystem er placeret lokalt på din egen server, eller en online løsning, hvor din løsning er placeret i skyen på en lejet server.

Fordelen ved at vælge et økonomisystem i skyen er, at løsningen hostes på servere som driftes af serverleverandøren. Benytter man et online ERP-system, kan man med fordel også ofte vælge en SaaS (Software as a Service)-licensmodel, hvor man lejer sit økonomisystem, ofte på månedsbasis, frem for at købe det. Fordelen er, at man til enhver tid kender sine driftsudgifter og ikke at blive overrasket over pludselige omkostninger og at du har meget lave opstartsomkostninger.

5. Oplæring

Du bør også undersøge i hvor høj grad der er behov for oplæring af dine medarbejdere i forbindelse med implementeringen af det økonomisystem du overvejer at anskaffe, for det er først når du og dine medarbejdere forstår at bruge systemets muligheder og mange funktioner til fulde, at du får fuldt udbytte af din investering.

Det er altså vigtigt at du vælger et brugervenligt økonomisystem, med en intuitiv brugergrænseflade og værtøjstip. Når du har fundet det system du ønsker at købe licens til, bør du finde en leverandør, der kan tilbyde kurser og anden oplæring. Er økonomisystemet udbredt nok, vil der typisk også være en masse træningsvideoer og tutorials tilgængelig online.

Økonomisystem FAQ

Hvad er et økonomisystem?
Et økonomisystem er en IT-baseret løsning, virksomheder i alle størrelser bruger til at administrere økonomi, budget og regnskab.

Hvad skal et økonomisystem kunne?
Et godt økonomisystem optimerer forretningsprocesserne, skaber overblik over din økonomi og understøtter virksomhedens vækst.

Hvad koster et økonomisystem?
Prisen på et økonomisystem afhænger af mange faktorerer som eksempelvis licenstype, funktionalitet, antal brugere og så videre, men i dag licenseres økonomisystemer på et prisniveau hvor alle kan være med.