Hvilken Business Central licens skal jeg vælge?

Hvad enten man opgraderer fra en ældre løsning som Dynamics GP, Dynamics NAV eller Navision, eller om man kommer fra en helt anden regnskabsløsning, bør man sætte sig ind i licensstrukturen for Business Central og forstår den potentielle økonomiske forpligtelse. Her på siden tilbyder vi et overblik over de forskellige brugerlicenser for Business Central, hvilket forhåbentlig kan hjælpe dig med at beslutte, hvilken licens der passer bedst til dine forretningskrav.

Vidtfavnende virksomhedsstyringsløsning

Dynamics 365 Business Central udmærker sig ved at være langt mere end blot en regnskabsløsning. Det er en vidtrækkende virksomhedsstyringsløsning (ERP-løsning) der udgøres af en lang række funktioner, der spænder over økonomistyring, projektstyring, forsyningskæde (SCM), logistik og CRM.

På trods af den vidtfavnende og avancerede funktionalitet er Business Central dog tilgængelig for alle virksomheder, hvilket gør løsningen til det oplagte valg for alt fra helt små enkeltmandsselskaber med vækstambitioner til helt store organisationer og i enhver branche.

Bedste ERP i 2024

Takket være Microsofts vægt på langsigtede omkostningsbesparelser og konstant introduktion af ny og teknologisk banebrydende funktionalitet, kunne Dynamics 365 Business Central ifølge den uvildige finansrådgivningsplatform Forbes Advisor også i 2024 bryste sig af sin position som den bedste ERP løsning.

Nem integration til andre Microsoft apps

En markant fordel ved Business Central er desuden, at løsningen problemfrit kan integreres med andre Microsoft Cloud apps, herunder forretningsapplikationerne der udgør Dynamics 365, de velkendte kontorapps i Microsoft 365 (Office 365), Power Automate, Power BI og Power Apps. Det betyder, at du eksempelvis nemt kan forbedre din rapportering med Power BI eller automatisere forretningsprocesser med Power Automate, hvilket giver Business Central en unik fordel i forhold til konkurrerende løsninger på markedet.

Hvilken licens?

Valget af Business Central-licens afhænger af flere faktorer, herunder størrelsen på din virksomhed, dine specifikke behov og budgettet.

Her er nogle overvejelser, der kan hjælpe dig med at træffe det rigtige valg:

Størrelse og kompleksitet af din virksomhed:
Mindre virksomheder med få brugere og simple virksomhedsstrukturer og forretningsprocesser kan med fordel overveje en Basic- eller Essential-licens, mens større virksomheder med flere brugere og mere komplekse forretningskrav i mange tilfælde kan have gavn af en Premium-licens.
Funktionalitet:
Overvej, hvilke specifikke funktioner din virksomhed har behov for. Business Central leverer funktioner inden for en lang række forskellige forretningsområder som økonomistyring, regnskab, logistik, forsyningskæde (SCM), projektstyring osv. Det er naturligvis vigtigt at du vælger den licens, der inkluderer de funktionsområder, som dækker dine forretningsbehov.
Brugerbehov:
Antallet af medarbejdere i din virksomhed, der skal have adgang til Business Central, har også indvirkning på valg af licens. Har du eksempelvis mange medarbejdere, som skal have adgang til Business Central, kan det i mange tilfælde være mere omkostningseffektivt at vælge en licens, der tillader et større antal brugere uden ekstra omkostninger.
Integrationer og tilpasninger:
Hvis forretningsprocesserne i din virksomhed gør det nødvendigt med avancerede tilpasninger eller integrationer til andre apps eller systemer, skal du sikre dig, at den licens du vælger understøtter disse forretningsbehov.

Vi anbefaler naturligvis altid, at du taler med en autoriseret Microsoft Dynamics 365-partner eller konsulent, der kan hjælpe dig med at gennemgå dine specifikke forretningsbehov og hjælpe dig med at vælge den mest passende Business Central-licens til din virksomhed.

Overblik over Dynamics 365 Business Central licenser

Business Central sælges og implementeres udelukkende af et globalt netværk af Dynamics 365-partnere som har kendskab til løsningen.

Dynamics 365 Business Central Team Members

Fra 55,90 dkr. pr. bruger pr. måned (+ services)

Dynamics 365 Team Members-licensen er beregnet til de af virksomhedens brugere, der ikke har en specifik virksomhedsrolle knyttet til en funktion, men hvis arbejdsopgaver alligevel kræver adgang til grundlæggende funktioner i systemet.

Denne licens er velegnet til forretningsscenarier, hvor brugerne skal kunne:

Forbruge data eller rapporter fra LOB (line of business) systemer
Anvende Power Apps til Dynamics 365
Udføre lette arbejdsopgaver som eksempelvis udgifts- eller tidsregistrering
Deltage i arbejdsgange ved at godkende eller afvise opgaver
Oprette, redigere eller slette specifik information, eksempelvis tilbud
Opdatere HR-registreringer, men uden behov for fuld brugerfunktionalitet
Indtaste timesedler for job

Dynamics 365 Business Central Essentials

Fra 489 dkr. pr. bruger pr. måned (+ services)

Essentials-licensen er velegnet hvis man har brug for at få adgang til den brede kernefunktionalitet i Business Central. Denne licens henvender sig til de af virksomhedens medarbejdere, hvis forretningsroller og ansvar indbefatter følgende områder:

Økonomistyring og regnskabsopgaver
Supply chain (SCM) og lagerstyring
Projektstyring
Køb og gæld
Forecasting (lav forudsigelser baseret på tidligere og nuværende data)
CRM funktionalitet
HR funktioner
Lagerstyring / logistik
Generelle rapporteringskrav

Business Central Essentials licensen er ideel for medarbejdere, der har brug for:

Økonomistyring
Strømlin og effektiviser finansiel afslutning, få realtids synlighed omkring virksomhedens driftseffektivitet og del sikkert information med din revisor.
Lagerstyring
Øg lagersynlighed og gennemsigtighed, reducer lagerrelaterede driftsomkostninger og forudsig genopfyldningsbehov, så du undgår mangel på dit lager og dermed tabt salg.
Salg
Forbind virksomhedens salg og regnskab, svar på forespørgsler direkte fra Microsoft Outlook og administrer flere adresser pr. kunde.
Indkøb
Administrer dine købsprocesser med automatiserede arbejdsgange, dynamiske lageropdateringer og godkendelser, der bidrager til at forhindre unødvendige fejlkøb.
Rapportering og analyse
Centraliser dine forretningsdata og få en ende-til-ende virksomhedsvisning, hvilket gør det muligt at træffe beslutninger hurtigere og på et mere informeret grundlag.
Projektstyring
Håndter opgaver effektivt, overvåg budgetter, spor projekttimer og få adgang til realtidsdata om tilgængelige ressourcer.

Dynamics 365 Business Central Premium

Fra 698,50 dkr. pr. bruger pr. måned (+ services)

Kræver din virksomhed yderligere og mere specialiseret funktionalitet som service og produktion, så er Premium-licensen det rette valg. Denne plan er for medarbejdere, som er involveret i:

Alle funktionsområder som er dækket i Essentials-licensen
Servicestyringsfunktionalitet
Produktionsadministration
Omfattende rapportering og dybdegående analyse baseret på et informeret grundlag

Virksomhedsroller der kan have fordel af Premium-planen:

Microsoft har skræddersyet Premium-licensen til virksomhedsroller, der kræver avancerede funktionaliteter og branchespecifikke forretningsmuligheder, der ikke er dækket af funktionerne i Essentials-licensen. Det betyder, at Premium-licensen især er egnet til:

Ansvarlige for serviceadministration
Ansvarlige for produktion
Beslutningstagere og analytikere

Her er specifikke scenarier, hvor det er mest fordelagtigt at vælge Premium-planen:

Behov for avanceret servicestyring:

Hvis din virksomhed i høj grad er afhængig af servicestyring, der indebærer planlægning, ressourceoptimering og detaljeret håndtering af serviceopgaver, så inkluderer Premium-licensen en bred vifte af funktionalitet til serviceadministration. Denne licens giver dig mulighed for at strønline og forbedre servicedriften, optimere kundesupport og effektivt organisere og styre dine feltserviceopgaver.

Komplekse produktionsprocesser:

For produktionsvirksomheder med komplekse produktionsprocesser, der kræver specifik krav til planlægning af produktionen, tidsplanlægning, kvalitetssikring og planlægning af efterspørgsel, så giver Premium-licensens produktionsfunktionalitet dig omfattende kontrol over produktionsdriften. På den måde sikre du, at den overordnede produtionsprocess kører så gnidningsfrit og effektivitet som muligt, så dyre produktionsstop minimeres mest muligt samtidig med, at kvalitet og industristandarder overholdelse.

Udvidet rapportering og analyse

Har ledere, beslutningstagere og analytikere i din virksomhed behov for avancerede analyse- og rapporteringsværktøjer til at udlede handlingsrettet indsigt fra dine forretningsdata, vil de udvidede rapporterings og analysemuligheder i Premium-licensen være gavnlig. Dette giver dit team mulighed for at få adgang til dybdegående indsigt, skabe virksomhedstilpassede rapporter og træffe beslutninger og fastlægge strategisk planlægning baseret på data og indsigt.

Forskellige brugerroller med forskellige behov:

Har din virksomhed en blanding af en række forretningsroller, eksempelvis serviceledere, produktionsansvarlige, beslutningstagere, lager- og logistikansvarlige og analytikere, som alle kræver hver deres forretningsspecifikke funktionalitet, så er Premium-licensen ideel, da denne licens dækker en bred vifte af forskellige virksomhedsroller.

Premium-licensen sikrer nemlig, at virksomhedsbrugere med forskellige ansvarsområder har adgang til alle de værktøjer og funktioner, de skal bruge for at drive og udvikle hver deres specifikke forretningsområder.

Man skal også være opmærksom på, at Premium-licensen kan give flere omkostningsbesparelser hvis man sammenligner med at købe flere Essential-licenser sammen med yderligere moduler til specifikke funktionaliteter, især hvis din virksomhed er stærkt afhængig af servicedrift eller har komplicerede og forretningsspecifikke produktionsprocesser.

Ingen virksomheder er ens, og det er vigtigt at vurdere dine specifikke forretningskrav og brugerroller for at bestemme den mest omkostningseffektive licensstrategi for din virksomhed.

Bemærk

Den angivne månedlige pris pr. bruger dækker udelukkende licensudgifterme. Er man ny Microsoft Dynamics 365 Business Central-kunde, skal man vælge mellem Essentials-licensen og Premium-licensen, da Team Members-licensen kun giver mulighed for at læse/se. Når man har valgt enten Essentials- eller Premium-licensen, kan man efterfølgende beslutte, hvor mange Team Members-licenser man har behov for.

Den rigtige Business Central partner

En grundig gennemgang af forretningsgangene i din virksomhed er afgørende for en vellykket Business Central implementering.

Derfor er det vigtigt, at du indgår partnerskab med en licenseret Microsoft Dynamics 365-partner som Active Business Solutions, der kan hjælpe dig med en grundig vurdering af din forretning, der tager hensyn til faktorer som konkrete forretningsbehov, krav til dataoverførsel, omfanget af din arbejdsstyrke og de overordnede ambitioner og mål for din virksomhed. Dette sikre desuden, at implementeringen udføres inden for budget og til tiden.