Forskerforbundet

Baggrund

Det norske forskerforbunds bestyrelse besluttede i foråret 2010 at centralisere al regnskabsføring for alle forbundets lokallag, der fremefter skulle styres og administreres hos forbundets hovedkontor i Oslo. Hovedkontoret havde i den forbindelse brug for et elektronisk bilagshåndteringssystem, der kunne imødegå forbundets behov: Det samlede system skulle integreres i forbundets centrale system Microsoft Dynamics NAV, og skulle i praksis kunne varetages af en mindre gruppe ansatte. Centraliseringen skulle realiseres 1. januar 2011.
 

Leverandørudvælgelse og aftale

Projektet blev sat i udbud til Microsoft Dynamics NAV forhandlere i Oslo, hvoraf Forskerforbundet indgik samarbejdsaftale med Active Business Solutions september måned 2010.

Valget faldt på Active Business Solutions, da de viste en imponerende og grundig helhedsforståelse af Forbundets situation og behov og deres løsningsforslag baserede sig på en total integreret løsning mod Microsoft Dynamics NAV. Med deres løsning undgik vi fordyrende tredjepartsløsninger og samtidig var Active Business Solutions meget konkurrencedygtige på pris

Birgitte Olafsen / Administrationschef / Forskerforbundet

Proces frem til driftsstart

Under udviklingen arbejdede konsulenter fra Active Business Solutions tæt med Forskerforbundets superbrugere. Med korte tidsfrister var det nødvendigt med en effektiv og struktureret arbejdsmetode for at komme i mål til driftsstart 1. januar 2011.
 

Resultat

Forskerforbundet står i dag med en fuldstændig integreret Microsoft Dynamics NAV løsning som dagligt varetager håndtering af mange forskellige bilagstyper fra lokallagene. Løsningen håndterer scanning, OCR-behandling, tolkning af bilagsindhold, kontering, godkendelse, attestering og arkivering. Derudover får lokallagene tilgang til rapporter, som giver dem fuld oversigt. Birgitte Olafsen er yderst tilfreds med løsningen fra Active Business Solutions.

Active Work Flow har sikret os enorme ressourcebesparelser og minimeret fejlkilderne i regnskapsbehandlingen for de næsten 300 lokallag. Da vi centralt kun er en lille regnskabsafdeling har det været essentielt at minimere tidsforbruget, samtidig med at vi ikke ville gå på kompromis med kvalitet og effektivitet.

Implementeringen af Active Workflow har derfor ikke kun handlet om at få et effektivt, stærkt og automatiseret flow i håndteringen af bilag, men også om brugervenlighed, fleksibilitet, og muligheder.

Birgitte Olafsen / Juridisk rådgiver / Forskerforbundet

Tillid

Gennem projektets stramme tidsplan, har Active Business Solutions fungeret som projektplanlægger og rådgiver for at sikre en optimal løsning. Birgitte Olafsen ser i dag Active Business Solutions som en kompetent og faglig ressource i deres virksomhed: ”Samarbejdet med Active Business Solutions har været en succes. Deres konsulenter har leveret en yderst tilfredsstillende projektgennemførelse. De har formået at sætte sig ind i Forskerforbudets udfordringer og har gennem projektet optimeret løsningen ud fra problemstillinger, vi endnu ikke selv havde taget med i vores overvejelser”.

I centraliseringen stod vi faktisk overfor engrænseflade på op mod 700 personer i vores lokallag, der frygtede at miste kontrol og overblik. Active Business Solutions har derfor - som en forlængelse af Active Work Flow - udviklet en mulighed for webbaseret tilbagerapportering til lokallagene, hvor det enkelte lokallag selv kan følge med i budgetter, indtægter og udgifter helt ned til den enkelte faktura. Ved at disse nye værktøjer er blevet implementeret, er lokallagenes mulighed for at opnå overblik og kontrol i virkeligheden blevet meget meget bedre.

Birgitte Olafsen / Juridisk rådgiver / Forskerforbundet